Rabu, 24 Oktober 2012

OPTIMIZING ISO 9001 : 2008 THROUGH CONTINUOUS IMPROVEMENT PROGRAM

Dear all;


Banyak perusahaan yang telah menerapkan Sistem Manajemn Mutu ISO 9001 : 2008, baru sebatas pengelolaan dokumen dan prosedur kerja, namun tidak diikuti dengan penerapan program continuous improvement, yang merupakan “ruh” dari ISO itu sendiri.

Akibatnya, masih ditemukan masalah dalam proses kerja seperti : banyaknya reject dalam proses, tingginya komplain pelanggan karena produk tidak sesuai spesifik, pengelolaan komplain pelanggan yang buruk, investigasi penyebab masalah yang tidak tuntas, dan lain sebagainya.

Maka dari itu, sebagai langkah tindak lanjut, dan mengoptimalkan penerapan ISO 9001 : 2008 di perusahan, perlu diterapkan program Continuous Improvement yang komprehensif, dan menyeluruh di perusahaan. Selain itu, meningkatkan kemampuan karyawan dalam hal pemecahan masalah.

Target dan harapan :
·         Mengoptimalkan penerapan ISO 9001 : 2008
·         Mendapatkan hasil maksimal dari penerapan ISO 9001 : 2008 terhadap peningkatan bisnis dan daya saing perusahaan


Langkah-langkah Kegiatan / Activity :

·         Optimalisasi penerapan  ISO 9001 : 2008 di perusahaan
·         Menerjemahkan Quality Objective menjadi Quality Activity di perusahaan
·         Menyusun rencana strategis penerapan program continuous improvement
·         Mengelola penerapan ISO dalam gerakan continual improvement
·         Penerapan langkah secara step by step dari continuous improvement untuk menyelesaikan masalah
·         Proses review, monitoring, dan improvement penerapan ISO
·         Study kasus dan praktek continuous improvement dengan masalah di perusahaan
·         Optimalisasi quality audit sebagai master improvement story


Demikian bila kita ingin mendapat manfaat lebih dari penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008

Enjoy dan tetap semangat !!!!



How to Manage: Change & Conflict Management and Dealing with Difficult Employees to Improve Productivity

Dear all;


Sukses me-manage orang berarti sukses di tempat kerja, salah satu cara untuk dapat me-manage orang adalah dengan memahami dengan siapa kita berhadapan. Kita sering menemui difficult people dan konflik dalam pekerjaan, mereka bisa jadi adalah anak buah kita, relasi bisnis bahkan mungkin atasan kita sendiri. Konflik dan Difficult people bisa menjadi kerikil atau bahkan penghalang kesuksesan  kerja kita untuk itu kita perlu  MEMAHAMI CARA MENGHADAPI TYPE ORANG YANG MASUK KE DALAM KATEGORI SULIT ATAU  DIFFICULT PEOPLE tersebut.  

Nah bagaimana caranya ....

Diperlukan pengetahuan dan pengalaman untuk dapat memecahkan masalah tersebut, berikut beberapa pengetahuan yang harus kita miliki untuk case ini :

·         Kita harus mengerti akan pentingnya perubahan dan cara effektif untuk menerima, memperkenalkan dan melaksanakannya
·         Kita harus paham  tentang proses terjadinya konflik dan cara mengatasinya
·         Kita harus tahu dan  memahami teknik menguasai konflik dan membuat konflik sebagai pemicu meningkatnya produktifitas
·         Kita juga harus punya pengetahuan tentang dasar perilaku dan tipe individu yang menimbulkan masalah ditempat kerja dan mengubahnya menjadi karyawan produktif


Bagaimana garis besar pengetahuan kita untuk mengatasi masalah ini ???

Garis besarnya adalah pada pokok-pokok permasalahan sebagai berikut :



·         CHANGE (PERUBAHAN) DITEMPAT KERJA
·         Macammacam perubahan dan dampaknya
·         Perubahan dalam organisasi
·         Reaksi Individu menghadapi perubahan

·         MEMPERKENALKAN PERUBAHAN
·         Hambatan dalam memperkenalkan perubahan
·         Teknik menyusun program perubahan
·         Implementasi perubahan dalam organisasi
·         maupun terhadap individu

·         SOLVING ATTITUDE AND MOTIVATION

·         PROBLEMS AT WORK
·         Komunikasi sebagai dasar utama kelancaran
·         hubungan antar manusia
·         Memahami tingkah laku orang lain dan diri
·         sendiri
·         TRUST sebagai cara menghilang benihbenih
·         konflik negative


·         MENGHADAPI KONFLIK KARENA PERUBAHAN
·         Konflik karena perubahan
·         Mengubah argumen menjadi diskusi/kesepakatan
·         Mengelola konflik untuk meningkatkan produktivitas


·         HOW TO MANAGE DIFFICULT EMPLOYEES
·         Employees and comfort zone
·         Why difficult and how to toward them
·         Communication with difficult employee
·         Mengubah difficult employee menjadi
·         Productive employee

Mari kita dalami masing-masing item tersbut dengan senantiasa terus belajar dan belajar baik dari buku-buku maupun dari pengalaman kita sendiri.

Anda Siap ????







Senin, 22 Oktober 2012

Peran dan Tanggung Jawab seorang MR


Dear all;

Berikut kami sajikan peran dan tanggung jawab seorang MR (Management Representative ) dalam kaitannya dengan ISO / sistem manajemen.


Management Reperesentative (MR) merupakan perwakilan manajemen yang merupakan “panglima” dalam menyukseskan implementasi ISO.

Dalam implementasinya, MR seringkali mengalami hambatan dalam menjalankan fungsi kerjanya, sehingga kelihatan “mandul”. Dan ini berdampak terhadap pencapaian implementasi ISO yang “apa adanya”.

Garis Besar Tugas dan Tanggung Jawab MR
·         Optimalisasi peran dan fungsi MR dalam penerapan ISO
·         Menerjemahkan Quality Objective menjadi Quality Activity untuk setiap divisi
·         Menyusun ISO business Plan yang aplikatif
·         Mengelola penerapan ISO dalam gerakan continual improvement
·         Meningkatkan kemampuan komunikasi dan mobilisasi perubahan dalam penerapan ISO
·         Proses review, monitoring, dan improvement penerapan ISO
·         Identifikasi Key Performance Indicators MR
·         Mengelola dan meningkatkan efektivitas Internal Quality Audit
·         Integrasi ISO dengan sistem improvement yang lain : Six Sigma, Kaizen, Lean Management, 5S dll


Selamat Bekerja

Sabtu, 06 Oktober 2012

5 Peran Atasan terhadap Bawahan sebagai mitra kerja...

 Dear all;
 
Selamat Siang....

Tidak akan ada bawahan yang buruk, jika kita memimpin mereka dengan cara yang baik. Karena pemimpinlah yang menentukan kualitas sebuah team kerja, bukan orang lain.
 
Sebuah penelitian global menunjukkan bahwa perilaku atau perlakuan atasan yang tidak tepat merupakan salah satu penyebab utama mengapa banyak karyawan tidak betah bekerja di sebuah perusahaan. Sekalipun kinerja team baik-baik saja, sebaiknya setiap atasan melakukan introspeksi terhadap cara mereka memimpin anak buahnya. Mengapa? Karena bawahan jarang terbuka memberikan masukan atau kritikan terhadap kekurangan atasannya dalam memimpin. Setelah pindah ke perusahaan lain, barulah mereka mau mengatakannya. Segalanya sudah terlambat jika demikian. Sebelum itu terjadi, atasan mesti terus ‘menjual dirinya’ kepada anak buah mereka. Agar mereka selalu dapat menjaga anggota-anggota team terbaiknya untuk tetap berada di team kerjanya. Jangan sampai ‘merasa’ segalanya baik-baik saja, padahal tidak. Bagaimana caranya?
 
The Voice merupakan salah satu reality show terbaik di dunia entertainment. Bukan sekedar mendapatkan hiburan proses pencarian bakat, tapi dari acara itu kita bisa belajar bagaimana seorang atasan seharusnya ‘menjual dirinya’ kepada bawahan. Adam, Cee Lo, Chistina, dan Blake; berlomba menarik simpati talenta-talenta bagus agar mau bergabung dengan teamnya. Dalam konteks kepemimpinan, ‘atasan’ sering berada ‘diatas menara gading’. Namanya juga atasan. Kedudukannya tinggi hingga tidak mudah tersentuh. Padahal – seperti diajarkan dalam The Voice – kitalah yang paling membutuhkan talenta-talenta itu. Maka kitalah yang harus pandai menjual diri kepada mereka, agar talenta-talenta hebat bersedia menjadi bagian dari the winning team yang sedang kita bangun.  Bagi Anda yang tertarik menemani saya belajar menjual diri kepada bawahan, saya ajak memulainya dengan memahami dan menerapkan 5 sudut pandang Natural Intelligence (NatIn™), berikut ini:   
 
1.      Menjaga talenta yang sudah ada. Kita semuanya sudah sadar, kalau kinerja kita sebagai pemimpin tidak bisa bagus kalau anak buah kita tidak bagus. Maka, memilih dan mempertahankan talenta-talenta yang bagus menjadi keharusan yang tidak bisa dianggap remeh temeh. Sayangnya, kita sering baru sadar betapa berartinya anak buah kita itu setelah mereka pergi meninggalkan kita. Makanya, sangat penting untuk selalu mengingat bahwa kinerja kita ini bukan kita sendiri yang buat. Tanpa mereka, tugas ini menjadi terlalu berat untuk kita pikul sendiri. Sekalipun kita sudah berpengalaman, senior, dan mahir. Tentu, para bahawan kita membutuhkan kita. Namun, kita jauh lebih membutuhkan mereka daripada mereka membutuhkan kita. Makanya, setiap saat, kita mesti terus menerus berupaya menjaga mereka. Agar mereka tetap kerasan dan senang hati berada dalam team yang kita pimpin. Percaya atau tidak; cara kita memperlakukan telenta yang sudah Anda, merupakan daya tarik bagi talenta lain untuk bergabung dengan kita.
 
2.      Tugas atasan memimpin, bukan sekedar mengelola. Kita cenderung memforsir team kerja untuk merealisasikan target-target kinerja yang dibebankan oleh perusahaan. Jika target itu tercapai, maka ‘mission accomplished’. Kita dinilai bagus. Sehingga berhak menerima bonus. Selesai. Bagus? Biasa saja. Kenapa? Karena, setiap perusahaan menggaji seorang atasan agar teamnya bisa mencapai target perusahaan. Itu management. Maka seorang atasan baru bisa menjadi manager, jika hanya bisa mencapai target. Tapi management beda dengan leadership. Karena dalam kepemimpinan, fungsi atasan bukan sekedar mencapai target. Melainkan memfasilitasi proses belajar agar anak buahnya bisa mengoptimalkan daya diri mereka. Kita mesti membangun kesadaran anak buah bahwa mencapai target bukanlah tujuan tertingginya. Jadi meski telah berhasil mencapai target, kita tidak berhenti untuk terus mengembangkan diri. Itu, baru leadership.
 
3.      Memiliki bukti keberhasilan dalam memimpin. Mari ingat kembali hal ini; berhasil mencapai target adalah bukti keberhasilan dalam mengelola alias managemet. Bukan leadership atau kepemimpinan. Padahal, kita selalu ingin disebut sebagai pemimpin. Bukan sekedar manager atau atasan. Jadi apa dong buktinya jika kita layak disebut sebagai seorang pemimpin? Sederhana saja. Yaitu; ketika kita bisa membantu anak buah di team kerja kita agar bisa menjadi atasan berkualitas berikutnya. Artinya, kemampuan kita memimpin akan teruji ketika berhasil memfasilitasi proses belajar anak buah kita agar bisa mencapai kualitas tinggi. Minimal dalam 3 aspek ini: kedisiplinannya, komitmennya kepada pekerjaan, dan kegairahannya untuk terus mengembangkan diri. Kenapa begitu? Karena dengan ketiga kualitas itu, mereka bisa berkembang terus untuk menjadi eksekutif masa depan yang bagus. Dan Anda, bisa mendapatkan kinerja bagus. Tanpa mengawasinya terus menerus.
 
4.      Memberi ruang bagi keunikan bawahan. Jika pernah menjadi bawahan yang hebat dimasa lalu, kita cenderung bernostalgia secara keliru. Makanya, ketika sering menuntut anak buah untuk beperilaku seperti kita zaman dahulu. Hey. Selain zaman mungkin sudah banyak berubah, setiap pribadi pun tidak harus seragam. Bukankah untuk sukses dulu Anda pun tidak harus meniru atasan Anda habis-habisan? Jika dahulu Anda bisa sukses dengan cara Anda sendiri, maka boleh dong anak buah Anda menemukan cara dan gaya berbeda untuk merajut keberhasilannya sendiri. Tugas sebagai atasan adalah membantu mereka agar bisa menemukan cara yang paling efektif bagi dirinya untuk mengerahkan seluruh daya diri dengan tetap berpegang teguh pada etika bisnis yang berlaku. Dengan begitu, mereka pasti bisa menemukan teknik dan pendekatan yang cocok untuk dirinya. Mungkin, mereka bisa menemukan sesuatu yang bahkan kita sendiri pun tidak memikirkannya. Bukankah itu yang biasa kita sebut sebagai empowerment?
 
5.      Mendidik dan mempertanggungjawabkannya. Di kantor, kita menuntut setiap anggota team untuk memberikan hasil terbaiknya. Kita memberikan penugasan. Lalu mengharapkan anak buah segera menyesuaikan diri, mencapi penyelesaian masalah yang dihadapi, dan kita terima hasil akhirnya berupa sales atau terselesaikannya pekerjaan yang kita berikan. Dalam The Voice, beda sekali. Setiap leader, tentu menuntut anggota teamnya agar bisa kompetitif. Tapi caranya bukan memberi penugasan lalu ditinggalkan pusing seperti yang sering kita dapati dikantor-kantor. Adam – Cee Lo – Christina dan Blake; terus melatih talenta-talenta yang mereka miliki untuk mengeksplorasi potensi yang belum terasah. Sampai mereka benar-benar berkilau. Setelah itu, barulah mereka di terjunkan diarena kontes sebenarnya. Dan mereka, menerima hasil akhirnya sebagai bagian dari tanggungjawab bersama antara dirinya dan talentanya.
 
Dalam The Voice, kita tidak pernah mendengar cercaan dari juri. Meskipun ada kekurangan yang mereka kritisi, namun disampaikan dengan kalimat-kalimat yang tetap memotivasi. Sekedar bermulut manis? Bukan. Melainkan karena mereka percaya bahwa setiap pribadi memiliki potensi. Beda dengan keadaan di kebanyakan team kerja. Jika anak buah berbuat salah, maka atasan sering malah berancang-ancang untuk mengambil posisi yang paling aman. Menyelamatkan muka, sekaligus melindungi reputasinya sebagai boss yang tidak pernah gagal. Tentu, hal itu tidak akan terjadi jika sebagai atasan kita memiliki kualitas-kualitas kepemimpinan. Karena seorang pemimpin menyadari, bahwa; kitalah yang paling bertanggungjawab atas baik buruknya kualitas orang-orang yang kita pimpin. Sehingga kitalah yang mesti berperan paling aktif, untuk memastikan mereka bertumbuh kembang hingga di kapasitas pribadinya yang paling tinggi. Sikap seperti itulah, yang bisa menjaga talenta-talenta hebat untuk terus bergabung dengan team kerja kita. Siap menjual diri pada bawahan? Mari mulai sekarang.
 
Selamat berhari Minggu...Have a nice weekends...
 
 
Referensi : email dari Dadang K

8 Etos Kerja Profesional ( 8 Makna Luhur sebuah Pekerjaan )

Dear all;

Kadang kita mendapati fakta dilapangan sebagai berikut :

Ø Adanya budaya suka mengeluh, banyak menuntut, egoisme tinggi
Ø Terbiasa kerja seenaknya, suka main terabas, gemar kambing hitam, senang manipulasi.
Ø Kebiasaan kerja serba tanggung, suka menunda-nunda, disiplin kerja rendah.
Ø Malas, kurang inisiatif, daya juang rendah.
Ø Tidak focus, sinis dan apatis, minim gairah kerja.
Ø Terjebak rutinitas, alergi terhadap pembaharuan, miskin kreatifitas.
Ø Standar mutu rendah, suka menggampangkan, minim ketekunan.
Ø Berkurangnya semangat melayani, merasa diri dibutuhkan, besikap arogan.


Kalau melihat fakta diatas, sebenarnya kita bisa memberikan energi positif dengan memahamkan pada karyawan kita tentang 8 etos kerja profesional dalam rangka memahami makna dari sebuah pekerjaan sebagai berikut :


8 Paradigma Kerja Profesional:

 
Ethos 1 : Kerja adalah Rahmat ; Aku Bekerja Tulus Penuh Rasa 
Syukur
Ethos 2 : Kerja adalah Amanah ; Aku Bekerja Benar Penuh 
Tanggungjawab
Ethos 3 : Kerja adalah Panggilan ; Aku Bekerja Tuntas Penuh Integritas
Ethos 4 : Kerja adalah Aktualisasi ; Aku Bekerja Keras Penuh Semangat
Ethos 5 : Kerja adalah Ibadah; Aku Bekerja Serius Penuh Kecintaan
Ethos 6 : Kerja adalah Seni ; Aku Bekerja Cerdas Penuh Kreatifitas
Ethos 7 : Kerja adalah Kehormatan ; Aku Bekerja Tekun Penuh 
Keunggulan
Ethos 8 : Kerja adalah Pelayanan ; Aku Bekerja Paripurna Penuh 
Kerendahan hati



Dengan memahami dan melaksanakan 8 Etos kerja Profesioanal tersebut akan menuai sikap sebagai berikut :
 - Mendalami makna luhur pekerjaan ; tidak sekadar mencari nafkah saja.
- Membangun motivasi kerja yang lebih mulia ; tidak sekadar demi uang dan jabatan saja.
- Meningkatkan kecintaan pada profesi ; tidak sekadar menjadi batu loncatan saja.
- Memperkuat the culture of excellence dalam berkarya ; tidak sekadar meraih target saja.
- Membentuk budaya kerja unggul ; tidak sekadar demi produktivitas saja.


Semoga .... Bekerja merupakan bagian dari Ibadah..... Bismillah.
 

Teknik Penyusunan KPI ( workshop case )

Penyusunan KPI untuk level pegawai pada prinsipnya sama dengan penyusunan KPI pada level bidang, yakni terdapat komponen sasaran strategis (dalam level pegawai sebutannya berubah menjadi Sasaran Kinerja/Performance Goals). Sasaran kinerja ini kemudian dilengkapi dengan KPI dan penatapan angka target yang jelas
Terdapat sejumlah tahapan untuk menyusun tabel sasaran kinerja

Langkah pertama adalah melakukan review Sasaran Strategis dari bagian/bidang dimana si pegawai bekerja. Kemudian pelajari Sasaran Strategis dan KPI yang proses pencapaiannya berhubungan dengan bidang tugas Anda.
Langkah kedua adalah melakukan review tugas inti/uraian pekerjaan anda (berdasar job description yang ada). Kemudian pelajari aktivitas utama apa saja yang menjadi tanggungjawab Anda.
Langkah ketiga adalah menyusun sasaran kinerja pegawai berdasar hasil review yang telah dilakukan pada dua tahapan sebelumnya. Seperti yang sudah dituliskan, jumlah sasaran kinerja ini antara 5 – 8 sasaran.

SASARAN PELATIHAN


1.        Memahami kaitan erat antara KPI dengan job description
2.        Mampu mengidentifikasi key performance indicators secara optimal
3.        Memahami cara mengukur dan memonitor pencapaian KPI serta target kinerja
MATERI PELATIHAN
  1. Organization Activity and performance management system
  2. Job Description & Job Result
  3. Kerangka Performance Management system
  4. Key Result Area (KRA) and Key Performance Indicator (KPI) ; Definition
  5. Designing KRA and KPI
  6. Teknik penetapan Target / Goal Setting
  7. Management Performance review

Sekedar menambah wawasan tentang sebuah workshop penyusunan KPI ( Key Performance index )

Semoga bermanfaat....

Referensi : markshare training

 

Workshop Extraordinary Leadership, memimpin dengan kemampuan terbaik

Kepemimpinan adalah praktek dari mengorganisasi keadaan yang berhubungan dengan diri sendiri serta bawahan dan lingkungan. Eksekusi adalah ujung dari kepemimpinan. Kepemimpinan bagi para supervisor atau para pemimpin baru agaknya perlu diberikan wacana dan tips dari yang paling sederhana hingga menyangkut pemikiran yang lebih dalam.
Para manager ataupun first manager ini dihadapkan pada realitas baru dimana mereka tidak hanya mengelola pekerjaan yang sifatnya tehnikal saja, namun juga melebar pada mempertajam konseptual dan kecakapan dalam mengelola hubungan manusia. Apalagi bagi mereka yang langsung memiliki anak buah. 



Materi Pokok Workshop :

Secara keseluruhan materi workshop terdiri dari delapan modul seperti berikut:
1.Esensi pokok kepemimpinan: Mengapa saya menjadi pemimpin?
2. Empat peran pokok pemimpin
3.Membangun motivasi superior pada diri sendiri dan anak buah
4.Membentuk kerjasama tim yang solid berbasis pada rasa saling percaya
5. Membangun komunikasi yang tepat sasaran dan produktif
6.Rencana masa depan kepemimpinan


Tujuan Workshop
Selama dua hari, workshop ini akan menjawab tuntas perihal kepemimpinan yang dihadapi para supervisor:
1.Apa yang harus para manager lakukan agar kepemimpinannya efektif dan produktif?
2.Apakah rahasia utama para pemimpin sehingga orang-orang bersedia dipimpin?
3.Bagaimana cara sukses dalam memimpin diri sendiri, orang lain dan tim?
4.Bagaimana memberdayakan anak buah sehingga anak buah mampu menjalankan semua tanggung jawabnya?
5.Bagaimana membentuk tim yang solid?

Metoda Pelatihan
Games; Latihan; Studi Kasus; Cerita-cerita inspiratif dan Multimedia (film dan lagu)

 sumber : markshare training.